Repense sua estratégia de Folha. O BPO pode ser a solução ideal para o momento do seu negócio

O processamento de folha de pagamento é uma das atividades mais importantes dentro das áreas de administração de pessoal e RH e exige bastante atenção, pois reúne uma série de regras e um alto volume de dados e informações que exigem precisão, segurança e alinhamento com a legislação e cumprimento de prazos. 

Empresas que possuem profissionais especializados neste assunto, com conhecimento das leis, atualizados e que valorizam tecnologia e inovação, geralmente obtêm resultados positivos e conseguem se sobressair no mercado. 

Em contrapartida, compreendemos que muitas vezes concentrar todos esses requisitos pode ser desafiador, então por que não pensar em terceirizar os serviços que envolvem o processamento da Folha de Pagamento?

A sigla BPO (Business Customer Outsourcing), que significa Terceirização de Processos de Negócios, oferece um serviço completo de tecnologia da informação, além de métodos econômicos para o gerenciamento de cadeias de suprimentos globais, fabricação, acesso a talentos, conhecimentos e para o tema que está em foco neste conteúdo: processos de folha de pagamento.

Quando uma empresa decide investir em BPO, os principais processos de folha de pagamento são repassados para um fornecedor, que normalmente já possui uma estrutura completa, software com tecnologia de ponta e conta com profissionais especializados, treinados e atualizados, garantindo a precisão e a conformidade dos processos.

E o que tudo isso tem a ver com Custos Fixos e Variáveis? Continue aqui com a gente para entender!

Custos Fixos x Custos Variáveis

É fundamental que todas as empresas tenham um controle de caixa minucioso, sabendo exatamente os valores que entram e que saem, assim é possível entender como está a administração, tomar decisões mais assertivas, saber o que é investimento e o que é gasto supérfluo.

No entanto, só controlar e prever gastos não basta para alcançar a estabilidade e bons resultados! Uma gestão financeira eficiente também deve estar ligada nos custos fixos e variáveis, especialmente de processos indispensáveis, como é o caso da folha de pagamento.  

Sabemos que tanto o custo fixo quanto variável possuem matrizes fiscais diferentes e que devem ser consideradas na adoção de uma estratégia ou outra. Numa abordagem básica, a primeira está menos sujeito a variações, o que dá mais previsibilidade para a empresa durante a tomada de decisão, já o custo variável, como o próprio nome indica, pode oscilar de acordo com as atividades do negócio, porém permite escolhas mais econômicas e abre diversas possibilidades de desenvolvimento. 

Agora que explicamos um pouco sobre o conceito de ambos os custos, você provavelmente deve estar se questionando o que isso tem a ver com a terceirização de BPO, certo?

Basicamente, o BPO representa um custo variável, o que pode ser muito vantajoso para as empresas que possuem até 3.000 empregados (ou até bem mais do que isto em alguns casos) e precisam concentrar o conhecimento e os esforços de suas pessoas na atividade principal do negócio. Com a terceirização, não há a necessidade de manter uma estrutura que demanda custos fixos (máquinas, softwares, infraestrutura, funcionários, tecnologia etc.) para entregar os mesmos serviços. 

Neste caso, financeiramente, a terceirização se mostra interessante, pois além do que citamos acima, existe a especialização cada vez maior dos serviços. Atualmente, os BPO’s investem constantemente em qualidade, eficiência, capacitação e tecnologia para entregar o que há de mais moderno e ágil no mercado. 

Portanto, terceirizar é sempre trocar o custo fixo pelo variável, mas lógico que esta mudança pode ser feita de uma forma programada e com previsibilidades, para isso a empresa deve levar em consideração fatores como momento em que está passando, número de empregados, necessidades de expansão, estratégias que pretende colocar em prática e resultados que visa alcançar. 

Entenda como os serviços de BPO e Folha de Pagamento evoluíram com o tempo! 

Vantagens do BPO de Folha x Processamento Interno

Agora que entendemos um pouco mais sobre ambos os custos e que a terceirização  representa para a empresa um custo variável e, na maioria das vezes vantajoso para organizações com certas características, abaixo elencamos outros 5 benefícios que vêm atrelados à terceirização . Confira:

1 – Flexibilidade 

Escolhemos como primeiro benefício a Flexibilidade, porque ela é um importante pilar  do modelo Techware! Isso significa que o modelo e o software de processamento que utilizamos aqui, embora sejam estruturantes, não são engessados, o que torna alguns processos (janelas de processamento) totalmente moldáveis, promovendo mais liberdade e velocidade competitiva. 

Com planejamento adequado do cliente que faz solicitações diretamente via portal de atendimento, o BPO da Techware permite que as empresas contratem, movimentem, admitam ou desliguem pessoas quase todos os dias do mês. Tudo isso sem causar impacto ao processamento da Folha de Pagamento. É bastante comum que diversas organizações só possam fazer movimentações em datas específicas e limites do mês, o que engessa diversos processos, causando até prejuízos.

2 – Redução de Custos

O BPO pode reduzir os custos de processamento de folha de pagamento significativamente comparando-se com um modelo de processamento interno, pois há um upgrade na qualidade de serviços, redução de  eventuais pagamentos indevidos e multas. Além disso, há a diminuição dos custos operacionais, pois caso contrário é necessário que a empresa contrate e retenha profissionais especializados em folha de pagamento e ainda invista em treinamentos, infraestrutura, sistemas e equipamentos específicos. A terceirização já oferece tudo isso!

3 – Foco na estratégia do negócio 

Com o BPO, a equipe de RH pode direcionar o foco ao core business da empresa e se concentrar em outras atividades mais estratégicas, como desenvolvimento do departamento e de todos os colaboradores. Esse direcionamento de prioridades é um grande impulso para que os objetivos da empresa, em diferentes esferas, sejam alcançados com mais facilidade.

4 – Tecnologia de Ponta

Os BPOs normalmente possuem sistemas e tecnologias avançadas para lidar com a folha de pagamento de forma mais eficiente, rápida e segura, garantindo maior precisão nos cálculos e processos. É possível extrair cada vez mais benefícios, melhorar a experiência do cliente e obter ganhos de performance incomparáveis.

5 – Redução de Riscos

Com um BPO experiente e composto por profissionais especializados e software de ponta, a empresa pode ter mais segurança na gestão de suas obrigações trabalhistas e tributárias, evitando possíveis problemas e prejuízos financeiros.

Prepare-se para a transformação!

Se a sua empresa planeja passar por transformações, acreditamos que esse conteúdo reforçou os benefícios notáveis de terceirizar o BPO, no entanto, gostaríamos de destacar que o processamento de folha de pagamento é uma atividade complexa e deve ser feita de uma forma segura, por isso tenha em mente que escolher o seu parceiro fornecedor exige uma análise minuciosa.

É fundamental avaliar o software utilizado, o modelo da prestação dos serviços, a reputação da empresa, o processo de implementação, governança e, especialmente, se a solução por completo realmente atenderá às necessidades do seu negócio e representará um investimento a médio e longo prazo.

Há mais de 30 anos somos especialistas em Folha de Pagamento e RH e a nossa sólida experiência fez com que desenvolvêssemos os melhores serviços de BPO de Folha de Pagamento para terceirização dos processos administrativos, com foco em simplificar e inovar a gestão de pessoas. 

Para saber mais, entre em contato com a nossa equipe! Estamos disponíveis para esclarecer todas as suas dúvidas e mostrar que essa transformação pode impulsionar o seu negócio. 

Aproveite para ler também: BPO Folha de Pagamento: como funciona a terceirização da folha