Implantação de softwares em empresas

Ninguém pensa em iniciar a construção de uma casa pelo telhado ou janelas da sala. O mais natural e o que cria condições para que seja uma boa obra é que seja iniciada pelos alicerces para depois erguer as paredes.

De igual importância, o projeto de construção da casa deve incluir uma série de definições, tais como o sistema de aquecimento e de captação de energia. Imagine construir uma casa com um projeto hidráulico convencional e quase no final da obra, perceber que teria sido muito bom pensar em um sistema de aquecimento central. “Vai encarar o retrabalho e os custos decorrentes ou vai se conformar e pensar em como remediar o inconveniente de abrir uma torneira de água fria no inverno? ”.

Falando agora de uma forma mais genérica, na maior parte de seus projetos você sabe aonde quer chegar mas tem dúvidas sobre qual o melhor caminho a percorrer, qual a melhor sequência. Você sabe que precisa cumprir uma série de etapas e então, com a expectativa de colher frutos mais rapidamente, decide executá-las todas de uma vez. Quais são as chances de ser bem-sucedido? Provavelmente, nenhuma! É, isso mesmo, frustração total.

Muitos projetos de implementação de software que pretendem a implantação de todos os processos simultaneamente tendem ao insucesso, especialmente se os processos e a visão de futuro não estiverem claramente definidos ou ainda, se a cultura organizacional não estiver preparada e em sintonia com o avanço tecnológico e transformação de processos e procedimentos viabilizados pela implantação do novo sistema de informações.

É muito importante ter a visão do todo, saber onde se quer chegar, porém a visão precisa ser suportada por uma estratégia de implantação realista e equilibrada. Preferencialmente, uma estratégia que permita auferir benefícios gradativamente.

Coloca-se agora mais um componente nesta reflexão: definir a estratégia de implantação é tão importante quanto escolher uma solução de sistemas adequada para a sua organização. Consequentemente, o software escolhido deve viabilizar sua implementação conforme a estratégia definida.

Ao se pensar em uma implantação faseada, normalmente você começa pelos processos básicos de negócio, aquelas funções necessárias para as operações do dia-a-dia, como no caso dos alicerces na construção da casa. Posteriormente, serão implementados os demais módulos e funcionalidades que orientarão sua organização em direção ao futuro.
O conhecimento construído e a experiência adquirida durante a fase inicial de implantação serão muito úteis e aplicáveis nas fases subsequentes.
As experiências bem-sucedidas de implantação de sistemas têm pelo menos uma característica em comum: a gestão de mudanças. Quando falamos da implantação realista e equilibrada nos referimos também ao modelo que privilegia um bom plano de comunicação, em especial os projetos que envolvem descentralização de processos e responsabilidades pela sua execução através de funções de autoatendimento.

Mais um aspecto a favor da implantação faseada: viabiliza que as mudanças ocorram no ritmo adequado ao que a sua organização está preparada para seguir.

“O sucesso ou fracasso de uma iniciativa de mudança não está ligada apenas a iniciar, planejar, monitorar, executar e avaliar o projeto que fomentará a mudança. Ele também envolve a preparação da sua organização para a transformação, assegurando o comprometimento das partes interessadas e engajando os patrocinadores executivos para defender e apoiar a mudança, antes, durante e depois da sua implementação. ” (Possibilitando mudanças organizacionais através de Iniciativas Estratégicas – PMI’s Pulse of the profession – março de 2014).