Escolha o tipo ideal de contratação para folha de pagamento

O avanço da tecnologia proporcionou o surgimento de novos modelos de delivery de software, ampliando o leque de opções. Embora seja uma boa notícia contar com tanta variedade, isso pode trazer mais dúvidas entre os gestores ao decidir pela modalidade ideal de compra.

Por isso, preparamos este artigo para que você possa entender um pouco mais sobre cada tipo de contratação e a que melhor se adequa à sua realidade.

On Premise

É a modalidade na qual o sistema é instalado diretamente nas máquinas da empresa ou em um data center contratado por ela. Ela exige uma boa estrutura tecnológica, além de uma equipe de TI pronta para resolver qualquer problema que a plataforma apresente.

Também é da responsabilidade desse time de TI estar atento aos novos releases da solução, fazendo o download e instalando as versões atualizadas nos computadores, o que requer organização e planejamento, para evitar que as aplicações fiquem inoperantes durante o horário de trabalho.

As soluções On Premise geralmente são licenciadas, podendo custar um pouco mais caro, a curto prazo, se comparadas com as demais. Para algumas empresas a decisão por esta modalidade de contratação é de orientação estratégica e pode estar ligada com a posse da solução, sentem-se mais seguras por terem uma cópia do aplicativo. O que precisa ser considerado, neste caso, é que as atualizações fornecidas ao longo do tempo, podem ficar dependentes de instalação (conforme já mencionado) por inúmeros motivos e prejudicar o desempenho das empresas. Elas também podem optar pela compra deste serviço de atualização diretamente do fornecedor da solução ou de uma consultoria especializada, gerando custos adicionais e demora para ter acesso às evoluções do sistema. Como esta prática de liberação de releases varia de acordo com cada fornecedor, é importante questionar sobre esses pontos antes de fechar o contrato. Inclusive, solicitando uma previsão de lançamento de novas versões ao longo do próximo período, para estimar custos adicionais que farão parte da análise financeira da proposta como um todo.

Cloud Computing (computação na nuvem)

Na modalidade Cloud, a empresa não precisa se preocupar com data center, instalação nas máquinas ou atualização de software… Tudo isso é de responsabilidade do fornecedor, que disponibiliza a aplicação na nuvem. Isto é, a solução fica hospedada em ambiente web, com acesso via login e senha. O Cloud pode garantir maior rapidez e eficiência nos processos, a custos e esforços reduzidos em comparação à On Premise a longo e médio prazos.

Dentro das grandes corporações, os ambientes de TI têm se tornado cada vez mais avançados e complexos para atender às necessidades que os negócios requerem.

Inteligência artificial, robotização, biometria, reconhecimento facial, aplicativos para smartphones, proteção a ciberataques, IoT e muitas outras transformações digitais vieram para facilitar a vida e garantir avanços em todas as áreas. Os profissionais de TI ganharam protagonismo ainda maior dentro das empresas e muitas perceberam a necessidade de se reestruturar para atender e operar toda a tecnologia necessária.

Entretanto, esta evolução trouxe também vulnerabilidade e obsolescência aos ambientes digitais das empresas. Hoje a mudança para softwares e ambientes mais seguros e avançados é quase obrigatória para a sobrevivência e o crescimento dos negócios.

No mundo Cloud a contratação é por assinatura, cobra-se pelo acesso e quantidade de licenças contratadas pela empresa, com pagamento mensal ou anual. Além do menor investimento a princípio, as soluções em Cloud são mais flexíveis, tanto do ponto de vista tecnológico quanto comercial, trazendo elementos que podem ser diferenciais competitivos como agilidade no processamento da Folha de Pagamento, atualização dos releases sem impactar o andamento da operação e suporte técnico agindo à distância.

BPO

O BPO – Business Process Outsourcing – surgiu como resposta à necessidade das empresas de se concentrarem cada vez mais em seus negócios, eventualmente reduzirem custos e aumentarem a produtividade. Baseia-se na terceirização de atividades não estratégicas, para que a organização possa focar no seu core business e, assim, alcançar melhores resultados.

Outro fator que contribui para a adoção do modelo de terceirização de Folha de Pagamento é a complexidade da legislação trabalhista brasileira. A intensidade das mudanças exige um acompanhamento diário e periódico de análise dos impactos legislativos sobre os produtos e serviços, e como muitas empresas ainda não estão preparadas para acompanhar as exigências, optar pelo BPO tem se tornado uma escolha assertiva, com menos riscos.

Dentre as vantagens desta modalidade, destacamos: controle e redução de custos operacionais, processos executados no prazo com qualidade e agilidade, investimento zero com infraestrutura, segurança e confidencialidade nas informações, melhoria contínua dos processos, visando as melhores práticas do mercado e redução de custos para atrair, reter e treinar a equipe.

Com esta estratégia, as empresas podem se concentrar em seus desafios de negócios e deixar que uma empresa especializada opere tais processos, trazendo como resultado menores custos e maior eficiência. Principalmente, quando falamos da terceirização da folha de pagamento.

Como escolher a modalidade mais indicada?

Cada solução tem seus aspectos que devem ser avaliados cuidadosamente de modo a tomar a decisão mais adequada, levando-se em consideração critérios técnicos, de segurança e próprios de cada negócio, que passam necessariamente pela cultura da empresa.

Diante das facilidades que apresentam, as estruturas em Cloud e BPO têm sido bastante requisitadas pelo mercado, até mesmo por se tratar de modelos mais modernos de fornecimento, oferecendo maiores ganhos competitivos para as empresas que os adotam.

No entanto, a escolha ideal dependerá da estratégia da sua empresa, considerando os recursos disponíveis no momento, avaliar a proposta de valor da modalidade, o modelo de trabalho (à distância ou presencial), a disponibilidade dos profissionais internos, os equipamentos que possui, entre outros fatores que podem interferir na escolha desde o início do processo, como cultura organizacional e a preferência da diretoria por determinada modalidade.

Para a sua organização, qual é a modalidade mais adequada? 

Fazer uma boa escolha na modalidade de contratação da solução de Folha de Pagamento trará grandes contribuições para a performance da sua empresa. Para ser estratégico, tanto RH como Departamento Pessoal precisam definir este item cuidadosamente visando o avanço da tecnologia utilizada, mercado e objetivos de negócios.

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O próximo artigo será sobre Seleção de Fornecedores para Folha de Pagamento.

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