Confira a RFP da Techware para seleção de software

Elaboração de RFP (Request for Proposal) para seleção de software

Sabemos que o processo de seleção de software pode não ser uma tarefa simples, seja para qual for a área da empresa. Sobretudo em se tratando de um software considerado de “missão crítica”, como o de Folha de Pagamento. 

Pensando nisso, criamos o e-book SELEÇÃO DE SOFTWARE DE FOLHA DE PAGAMENTO: O GUIA COMPLETO, onde organizamos um passo a passo com as melhores práticas para ajudar a área responsável pela demanda a cumprir essa missão com sucesso.

Neste texto abordamos alguns aspectos de uma das etapas mais importantes deste processo – a construção da RFP (Request for Proposal), que consiste em um documento formal no qual são detalhados todos os serviços que deverão ser prestados pelos fornecedores, além de registrar como a empresa pretende avaliar as propostas recebidas. 

Tomada de decisão

Para explicar melhor todo o processo, vamos começar pelo conceito de tomada de decisão, que pode ser definido como uma atividade cognitiva, que usamos o tempo todo em pequenas escolhas, como: tomar café ou chá? Usar sapato vermelho ou marrom?

As tomadas de decisão consomem bastante tempo e energia, por isso o melhor a fazer é adotar critérios que servirão de embasamento para as nossas escolhas. Nas empresas, geralmente são realizadas em conjunto, considerando os pontos relevantes para a organização e departamento por meio de indicadores macros e específicos.

Aplicando na RFP

Para a escolha de uma nova solução, grandes empresas utilizam a RFP (Request for Proposal), documento formal que contém todos os requisitos fundamentais e desejáveis de uma nova solução, bem como estabelece os parâmetros pelos quais os fornecedores serão avaliados de maneira justa e transparente, por uma comparação completa e abrangente entre os softwares.

Geralmente, a empresa contratante convida fornecedores previamente selecionados para o processo de concorrência, no qual serão apresentadas as necessidades da contratação, detalhamento da RFP, prazos e outros aspectos relacionados para que todos os participantes estejam cientes quanto aos parâmetros de avaliação que suas propostas e soluções serão submetidas. 

Além disso, o documento também ajuda a esclarecer as dificuldades que a empresa pretende resolver com a contratação, assim, o próprio fornecedor saberá até que ponto conseguirá atender às demandas da empresa.

 A RFP é geralmente montada em planilhas, compartilhada com os participantes da concorrência e pode conter os campos principais: categorias, subcategorias, requisitos, relevância, critérios (fornecedores) e observações (fornecedores).

Os dois últimos são preenchidos pelos fornecedores, sendo que:

Critérios: cada fornecedor deverá indicar o quanto a solução oferecida atende aos requisitos da empresa contratante. As opções variam em Atende, Atende Parcialmente ou Não Atende. A transparência na indicação correta desta classificação precisa ser altamente aplicada, pois haverá a confirmação de cada resposta durante o processo de decisão.

Observações: o fornecedor poderá indicar algo que explique a classificação indicada no item “critérios”, como: caso a atual solução ainda não atenda plenamente o requisito, mas esteja em atualização para atender ao item em questão brevemente.

Os demais campos são definidos pela empresa contratante e podem ter diferentes níveis de detalhamento. Quanto mais detalhada for uma RFP, maiores serão os critérios de avaliação da comissão responsável pela contratação. 

Este documento visa garantir que os fornecedores estejam à altura de seus padrões de qualidade, capacidade técnica e seriedade no mercado. O processo da elaboração da RFP pode ser demorado, mas esse cuidado traz benefícios únicos para compras de grande porte e impacto eterno. Uma RFP bem elaborada possibilita a extração de uma matriz de decisão capaz de te ajudar a definir qual o parceiro ideal através do peso de cada requisito, prioridades da organização e planejamento estratégico do negócio.

Embora seja um documento formal e importante, é necessário ter cuidado com o exagero. O detalhamento excessivo da RFP dificulta a tomada de decisão e faz com que o projeto leve muito mais tempo do que o previsto.

Faz parte do processo evolutivo das ideias passar pela conscientização da necessidade, transformar aspectos subjetivos em concretos e, por fim, tomar a decisão baseada na matriz de pontuação obtida depois do preenchimento correto dos requisitos da RFP que irá ranquear os fornecedores.  

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Se você chegou até aqui é sinal de que ultrapassou essa barreira e está em busca de uma nova solução de Folha de Pagamento para ser sua aliada estratégica dentro da empresa. 

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