No universo das tributações, são várias as obrigações fiscais que as empresas devem informar à Receita Federal durante o ano, e uma delas é a EFD-Reinf. Mas você sabe o que é a EFD-Reinf?

Neste artigo, vamos falar mais sobre o assunto, como a EFD-Reinf funciona e qual é a sua importância para as empresas. Também veremos os principais prazos envolvidos e algumas dicas para preparar o documento da melhor maneira possível.

Quer saber mais? Então continue a leitura com a gente!

O que é EFD-Reinf?

A EFD-Reinf é a sigla para Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais. Trata-se de um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que vem complementar o eSocial. A obrigatoriedade deve ser entregue mensalmente ao governo por algumas pessoas físicas e jurídicas para evitar multas e penalidades.

Segundo a Receita Federal, ela também substitui a necessidade de prestar essas informações em outras obrigações, como GFIP, DIRF e aquelas instituídas por outros órgãos de governo, como a RAIS e o CAGED.

Quem é obrigado a entregar a EFD-Reinf

Em maio de 2018, as grandes empresas que apresentaram faturamento superior a R$ 78 milhões a partir do ano de 2016 foram obrigadas a entregar a EFD-Reinf.

Desde janeiro de 2019, as empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões a partir do ano de 2016 também passaram a pagar, com exceção das MEs e EPPs optantes pelo Simples, o Microempreendedor Individual, as Entidades sem Fins Lucrativos e Pessoas Físicas.

São obrigados a entregar a EFD-Reinf:

 

• Pessoas jurídicas que prestam e contratam serviços realizados mediante cessão de mão de obra;
• Pessoas jurídicas optantes pelo recolhimento da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB);
• Pessoa jurídica produtora rural e agroindústria, quando sujeitos à contribuição previdenciária substitutiva sobre a receita bruta proveniente da comercialização da produção rural;
• Associações desportivas que mantenham equipe de futebol profissional que tenham recebido valores a título de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos;
• Empresa ou entidade patrocinadora que tenha destinado recursos à associação desportiva mencionada no tópico anterior;
• Entidades promotoras de eventos desportivos realizados em território nacional, em qualquer modalidade desportiva, dos quais participe ao menos 1 (uma) associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional.

 

Quem não deve enviar a EFD-Reinf

A Instrução Normativa RFB nº 2.043/2021, da Receita Federal, determinou que todas as empresas que não geraram fatos a serem informados no período apurado, também nomeadas como “sem movimento”, não precisam enviar a EFD-Reinf.

Essa dispensa era concedida apenas às empresas do chamado 3º grupo do eSocial, que eram as pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional, os empregadores e contribuintes pessoas físicas, exceto os empregadores domésticos.

 

 

Qual é o prazo para a entrega da EFD-Reinf

O vencimento para envio dos eventos da EFD-Reinf é sempre no dia 15 do mês subsequente à ocorrência dos fatos geradores, antecipando-se para o primeiro dia útil anterior em caso de feriado bancário. 

Sendo assim, o vencimento para envio das informações relativas ao primeiro mês de obrigatoriedade (agosto/2023) fica definido para 15/09/2023.

O atraso ou falta da entrega das informações da EFD-Reinf poderá ocasionar em multa para o contribuinte, previstas no Art. 57º, da Lei 12.873/2013.

Quais informações a EFD-Reinf deve apresentar

Por abranger toda a empresa, é fundamental que o contribuinte tenha em mãos as informações abaixo.

– Tributária: corresponde às retenções de serviços tomados e prestados, retenções de impostos na fonte e contribuições previdenciárias;

– Financeira: diz respeito aos pagamentos e recebimento de serviços, pagamento de tributos e contribuições, benefícios indiretos e receitas de partidas de futebol;

– Jurídica: faz referência às ações trabalhistas e aos depósitos judiciais;

– Tecnologia: abarca interfaces, extração da informação, cadastros e segurança dos dados;

– Suprimentos: envolve o cadastro de prestadores de serviço, recebimento de notas fiscais e comercialização de produção rural.

Como preparar a EFD-Reinf

De modo geral, tanto a Reinf quanto o eSocial apresentam uma particularidade em relação aos demais módulos do SPED: sua transmissão é responsável pela geração de créditos tributários. De acordo com as últimas atualizações, as informações devem chegar a um nível de detalhamento que não ocorria em nenhuma das exigências anteriores.

Por esse motivo, é preciso que as empresas se adaptem à obrigação para que não haja erro no envio dos dados.

No entanto, muitas empresas não possuem procedimentos relacionados à contratação de terceiros de forma centralizada e uniforme ou não possuem políticas formalizadas e estabelecidas para esses processos. 

Portanto, com a EFD-Reinf, há a necessidade de maiores controles internos de integração de dados e informações dos diversos departamentos dentro da empresa. Sendo assim, é inevitável a mudança na rotina dos profissionais envolvidos e responsáveis por essa nova obrigação. 

 

 

Preparamos alguns passos importantes para que a EFD-Reinf seja elaborada adequadamente. Confira!

 

1. Escolha um(a) líder para o projeto

Antes de iniciar o preparo para o envio da EFD-Reinf, é fundamental eleger uma pessoa responsável por assumir o projeto. Pode ser alguém da empresa ou até mesmo de uma empresa de contabilidade especializada na área. Essa pessoa escolhida será a dona do projeto, acompanhando todos os detalhes para que a documentação seja enviada com sucesso.

2. Reúna todas as informações necessárias

Aqui a atenção precisa ser redobrada para não repassar à Receita Federal informações incorretas ou esquecidas. Portanto, é fundamental vasculhar todos os arquivos e documentos da organização para fazer o levantamento dos dados.

 

 

3. Entenda a infraestrutura de TI da empresa

Muitas empresas ainda não apresentam uma cultura organizacional que apoie a adoção de ferramentas digitais para otimizar a rotina e garantir a confiabilidade das informações.

Se sua empresa ainda não utiliza metodologias ágeis ou não adotou softwares, é importante redobrar a atenção.

De modo geral, as empresas que não utilizam ferramentas tecnológicas costumam ter informações sensíveis sobre contratos, impostos e valores dispersas em pastas, planilhas, computadores ou até departamentos diferentes.

Nessas horas, certamente ter um software agregador faz toda a diferença! Portanto, oriente aos tomadores de decisão da sua empresa para investir em tecnologia e eliminar de vez esse problema de gestão de dados, para que futuramente não implique em dados incorretos e consequentes punições.

4. Fique de olho nos calendários fiscais

As rotinas dos setores fiscal e tributário são muitas. Por isso, é preciso estar sempre dentro dos prazos para que seu descumprimento não implique em multas. Para otimizar o trabalho desses setores, é importante já saber de antemão quais são as datas das entregas e quem será o responsável por elas.

5. Capacite o time

Profissionais que conhecem suas obrigações e sabem como executá-las com maestria trazem uma série de ganhos para a empresa. Além de garantirem a veracidade das informações, aproveitam melhor o tempo realizando atividades que são realmente estratégicas. 

Por isso, ofereça os treinamentos necessários para que todas as áreas, do financeiro ao jurídico, saibam exatamente o que precisam fazer em cada etapa. Assim, quando o prazo estiver chegando, a maior parte do trabalho já estará concluída e o resultado será um sucesso.

Quais são os principais eventos da EFD-Reinf

Segundo o Manual de Orientação da EFD REINF, todas as informações sobre tributos e contribuições em um determinado período de apuração são consideradas um “movimento”. Este, portanto, pode conter um ou mais eventos. 

Desde sua última atualização, a EFD Reinf apresenta vários eventos que devem ser informados quando existirem dados a serem declarados. Confira, a seguir, quais são os principais:

R-1000 – Informações do contribuinte 

O Evento R-1000 é o responsável pelas informações do contribuinte. É chamado de evento de tabela, pois é um evento cadastral. 

Muitas informações são enviadas nesse evento, como o regime tributário, dados do contato do responsável pela escrituração, se a empresa é optante pela CPRB, entre outras informações.

É importante saber que a empresa precisa enviar esse evento na primeira vez que entregar a Reinf. 

R-1070 – Tabela de processos administrativos e judiciais 

Com o evento R-1070, que também é um evento de tabela, o contribuinte pode informar seus processos judiciais e administrativos que influenciam o cumprimento das obrigações previdenciárias. 

A tabela de processos administrativos e judiciais contém dados como número do processo, indicador de autoria da ação judicial, data de início e fim, entre outras informações. 

R-2010 – Retenção de contribuição previdenciária – serviços tomados 

É aquele evento pelo qual são enviadas as informações relativas aos serviços contratados mediante cessão de mão de obra ou empreitada, com as correspondentes informações sobre as retenções previdenciárias. 

R-2020 – Retenção de contribuição previdenciária – serviços prestados

É aquele evento pelo qual são enviadas as informações referentes à prestação de serviços realizada mediante cessão de mão de obra, empreitada ou subempreitada.

Deve conter as informações relativas aos tomadores dos serviços, com as correspondentes informações sobre as retenções previdenciárias destacadas no documento fiscal. 

R-2050 – Comercialização da produção por produtor rural PJ ou agroindústria

No R-2050 são declaradas as comercializações feitas pelos produtores rurais, pessoa jurídica ou agroindústria. 

A entrega desse evento é direcionada aos contribuintes que se dediquem à produção rural. É importante sempre conferir a classificação tributária da empresa antes de enviar esse evento.

R-2099 – Fechamento dos eventos periódicos

A entrega do evento R-2099 representa o fechamento dos eventos periódicos, ou seja, o encerramento da declaração no período. 

R-2098 – Reabertura dos eventos periódicos 

Tendo o contribuinte feito o encerramento da EFD-Reinf pelo R-2099, caso ele precise reabrir o período para ajustar alguma informação, é necessário o envio do R-2098 para esse fim. 

Série 4000

A Receita publicou uma minuta referente aos layouts da série 4000. Foi disponibilizado um arquivo com templates dessa nova série, que tratam das retenções na fonte de IR, PIS/PASEP, Cofins e CSLL. Esse documento tem por objetivo informar os desenvolvedores de softwares destinados à EFD-Reinf. 

De acordo com o SPED, os layouts já podem ser estudados e avaliados. Porém, recomenda-se não utilizá-los ainda para desenvolvimento de sistemas, pois poderão sofrer alterações.

Como enviar a EFD-Reinf

O primeiro passo para fazer a transmissão da EFD-Reinf  é reunir as informações necessárias. Dentre as principais estão as retenções na fonte (PIS/PASEP, COFINS, IR e CSLL). Além disso, você precisará coletar os dados sobre o comércio de produção rural por pessoas jurídicas, além da contribuição previdenciária em relação à receita bruta.

Também devem ser registrados os recursos recebidos ou transferidos por associações desportivas e as retenções sobre documentos fiscais feitas através do prestador de serviços e/ou de tomadores. 

Entenda que essa escrituração está modularizada por eventos de informação, ou seja, você pode enviar diversos arquivos separados para compor a escrituração digital referente a um determinado período de apuração. 

Sendo assim, para fazer o envio das informações, a empresa pode utilizar um sistema completo de Folha de Pagamento e RH – como o Rhevolution da Techware – capaz de fazer a gestão de todos os eventos relacionados ao eSocial e DCTFWeb com entregas legais, relatórios, mensageria, protocolos e documentos legais para compliance da empresa, conforme legislação e alterações efetuadas.

Como a Techware pode ajudar a sua empresa nas obrigações legais 

As áreas de Recursos Humanos e Departamento Pessoal lidam com obrigações legais e regras complexas que exigem atenção redobrada. Por isso, é fundamental ter a solução de um software que possa auxiliar com as tarefas burocráticas, evitando possíveis  erros e eliminando riscos trabalhistas. 

Nesse assunto, a Techware tem total expertise para te ajudar!  Além dos profissionais especialistas, o Rhevolution – nosso software de Folha de Pagamento e RH –  foi desenhado para incrementar a performance das equipes e potencializar o crescimento empresarial.

 

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