BPO Folha de pagamento: como funciona a terceirização da Folha

Empresas brasileiras, de diversos portes, têm adotado cada vez mais a Terceirização de Folha de Pagamento, que, dependendo da estratégia de cada negócio, se apresenta como uma solução assertiva e efetiva para o suporte à  áreas estratégicas – como o RH e o Departamento Pessoal – com o intuito de otimizar processos e aumentar a performance destes times.

A terceirização do processamento  da Folha de Pagamento possibilita às empresas contarem com um time de especialistas para estas atividades complexas, burocráticas e operacionais, liberando suas equipes, para trabalhos mais nobres e ligados à expansão dos negócios da empresa. O BPO pode proporcionar ainda uma diminuição do risco empresarial, um maior controle e redução de custos operacionais, e mais uma série de outros benefícios ligados ao aumento de performance empresarial que vamos explorar ao longo deste artigo. 

Vamos nos aprofundar mais nessa solução e as principais vantagens que ela oferece? Continue lendo!

O que é e como funciona o BPO de Folha de Pagamento?

Vamos pelo começo: BPO é a sigla para Business Process Outsourcing ou, em português, Terceirização de Processos de Negócio. Uma das possibilidades dessa modalidade é a Terceirização da Folha de Pagamento – chamado, portanto, de BPO de Folha de Pagamento.

O processamento de Folha de Pagamento é caracterizado pela complexidade da incidência de uma série de regras e  um alto volume de dados e informações que precisam ter total acuracidade e alto nível de segurança, além de estarem subjugadas pela legislação e pelo cumprimento  de prazos. O nível de detalhamento exige atenção redobrada, profundo conhecimento das leis e das regras e constante atualização dos profissionais envolvidos.

Por isso, a terceirização dessas funções é muito comum e é uma medida estratégica comumente adotada por empresas que querem focar no seu core business.. Com uma solução de BPO, a empresa repassa para o fornecedor as principais atividades operacionais do RH e Departamento Pessoal, contando com profissionais especializados, treinados e atualizados, conferindo precisão e conformidade nos processos. 

Além disso, para que o BPO de Folha alcance seu potencial máximo e possa inclusive reduzir custos operacionais das empresas, é importante aliar a prestação de serviços à tecnologia, sendo fundamental a utilização de um software especializado em Folha de Pagamento pelo prestador dos serviços – que possibilite a automação de atividades e ofereça segurança da informação. Dito isso, é preciso lembrar que, como se tratam de atividades de alta complexidade e que conferem riscos à empresa, a escolha de um fornecedor de BPO exige atenção. É fundamental analisar se a solução atende às necessidades da empresa e aspectos como: o software utilizado, o modelo da prestação dos serviços, a reputação da empresa, o processo de implantação, governança e muito mais.

Quais são os benefícios do BPO de Folha de Pagamento?

A terceirização de processos de negócio, como a Folha de Pagamento, pode impactar na produtividade de todas as áreas empresariais, especialmente em Recursos Humanos e no Departamento Pessoal. 

Contratar o BPO é trazer mais performance e expertise no processamento da Folha de Pagamento, além do aumento da eficiência nas atividades estratégicas da empresa. Com isso, a terceirização da Folha, aliada à tecnologia, também contribui para uma potencial redução de custos – já que a contratante economiza tempo e investimento para atrair, treinar e reter equipes e tem zero custos diretos com infraestrutura de TI.

Outro ponto importantíssimo está relacionado às mudanças constantes da legislação trabalhista brasileira, que exigem um acompanhamento periódico dos impactos legislativos sobre a Folha e demais processos administrativos ligados ao trabalho. Por isso, aderir ao modelo de BPO com um fornecedor sério é uma forma de proteger as empresas de possíveis erros e omissões  a algumas exigências legais vigentes no país.

Vamos nos aprofundar nos principais benefícios do BPO de Folha?

Aumento de performance do RH e do Departamento Pessoal

Muitas atividades administrativas e operacionais do RH e do DP são caracterizadas por alto nível de detalhamento e responsabilidade e, por isso, exigem muita atenção, cuidado e tempo.

Ao repassar algumas dessas funções para a empresa especialista terceirizada, as equipes podem dedicar mais tempo e focar em outras atividades estrategicamente mais importantes, tornando-se mais produtivas e eficientes. 

Controle e redução de custos

O tempo aqui é uma questão chave neste contexto: o tempo que seria gasto com as atividades operacionais de alta complexidade pode ser redirecionado para outras funções estrategicamente mais importantes. Isso já confere à empresa um aumento do potencial de retorno em relação ao investimento nas áreas de RH e DP, graças à solução de BPO.

Além disso, a terceirização de atividades, de modo geral, garante um ganho de performance obtido pela especialidade das equipes dedicadas, pelo avanço tecnológico do software utilizado e por mecanismos cada vez mais evoluídos para promover mais eficiência na operação das atividades. Sem contar, claro, na economia com a redução de custos em espaço físico, pessoas, equipamentos, infra de TI e muito mais, gerando uma considerável economia que pode ser revertida em inovação e projetos de expansão.

Descentralização de processos e mais autonomia para equipes

A adoção de uma solução tecnológica para as áreas de RH e Departamento Pessoal – com a terceirização de atividades em conjunto com um software especializado – possibilita a descentralização de processos dentro da empresa. 

Isso acontece porque, graças ao aporte de tecnologia com funções de autoatendimento, self services e workflow de aprovações, as equipes ganham mais autonomia para gestão de  processos de RH e DP sem sobrecarregar essas duas áreas.

Redução de erros e falhas

Atividades de alto nível de complexidade e que envolvem uma série de variáveis estão mais propensas a erros e falhas.

Vamos analisar o seguinte: as atividades operacionais do RH e do Departamento Pessoal, geralmente, são caracterizadas por grandes volumes de dados atualizados constantemente (sendo uma parte deles, dados sensíveis), e que devem estar em conformidade às legislações trabalhistas brasileiras e também à Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD). 

Com tantas variáveis e detalhes, qualquer descuido pode resultar em erros. No caso do RH e do DP, as atividades também são de grande responsabilidade, pois qualquer não-conformidade com a legislação pode gerar consequências para a organização.

Estes erros (e as suas consequências) podem ser evitados se a equipe responsável pela execução de tais atividades possuir um respaldo de know-how – com atualização contínua de conhecimento e especialização no assunto – e de tecnologia – por meio de um software que permite a automatização de tarefas e que traz mais segurança para a empresa.

Sendo assim, o BPO ou a Terceirização da Folha de Pagamento garantem mais segurança para a empresa por meio da redução de erros e falhas justamente por integrar especialistas no assunto com um software de última geração.

Mão de obra qualificada

Conforme também falamos acima, ao contratar um BPO de Folha, a empresa conta com as equipes do fornecedor, que são formadas por profissionais especializados e que trabalham em conjunto para cuidar de sua Folha de Pagamento e das atividades envolvidas.

Como a legislação trabalhista brasileira é dinâmica, estes profissionais estão sempre se atualizando e se capacitando em processos, legislação e tecnologia para oferecer um serviço de qualidade. 

 Segurança da informação

Conforme mencionado acima, as áreas de Recursos Humanos e Departamento Pessoal trabalham com alto volume de informações – sendo, em sua maioria, dados sensíveis, como dados extremamente pessoais e informações como o pagamento de salário. Por isso, é imprescindível preocupar-se com a segurança dos dados, que é um dos maiores bens da empresa. 

Este é um dos fatores de destaque na hora de considerar a Terceirização da Folha de Pagamento.

Com a terceirização de Folha, as informações são armazenadas em servidores seguros, com programação de backups e tecnologias modernas e atualizadas de criptografia, segurança da informação e disponibilidade dos dados.. Assim, o BPO contribui para consistência, confiabilidade e segurança nos processos de DP e RH.

Por que terceirizar a Folha de Pagamento?

Agora que já passamos por alguns dos principais benefícios da terceirização de Folha listados acima, os motivos para a adoção de um BPO ficam mais claros!

Em suma, a terceirização significa transferir responsabilidades (legal e operacional), micro-gerenciamentos (atualizações contínuas sobre legislação e conferência de cálculos trabalhistas) e custos (contratações, treinamentos, equipamentos e tempo) que envolvem o processamento de Folha para uma empresa especializada. 

O BPO é uma solução inteligente e estratégica para organizações que estão prontas para extrair ao máximo das áreas de RH e Departamento Pessoal e, com isso, direcionar tempo e energia para demais atividades que impactam diretamente nos resultados do negócio. 

O que observar antes de contratar um BPO de Folha de Pagamento?

Antes de adquirir o BPO da Folha de Pagamento, é preciso atentar-se a alguns pontos importantes junto ao fornecedor, como:

• Processo de implantação: como funciona o processo de implantação do BPO, assim como a migração dos dados, o set up dos parâmetros e regras da sua empresa, etc.
• Estrutura de atendimento: é importante entender o modelo proposto para o atendimento. Por exemplo, o atendimento ideal é feito através do modelo de célula personalizada. Isso significa que existe uma equipe que cuida de toda a gestão da empresa de uma forma mais próxima, conhecendo as características de cada cliente. 

• Suporte: como funciona o suporte prestado pelo fornecedor e se ele atende o tipo e nível de contato ideal para sua empresa;

• Recursos tecnológicos: o fornecedor deve contar com tecnologia de ponta para apoiar os processamentos, como um software especializado em Folha e RH. O ideal é que o provedor do BPO seja o desenvolvedor do software, já que dessa forma os profissionais são capacitados para usar a ferramenta em seu máximo potencial.

• Equipes capacitadas e constantemente treinadas: os profissionais devem ser especialistas na área, com constantes atualizações e treinamentos.

• Postura colaborativa: o provedor e fornecedor de BPO deve ser também um parceiro de negócios a longo prazo da sua empresa, na medida em que haja colaboração e objetivos comuns de ambas as partes.

• Gerenciamento e acompanhamento de processos: é importante que o fornecedor estabeleça um modo de comunicação – idealmente, uma ferramenta ou software – com os clientes, que o permita registrar e acompanhar as necessidades encaminhadas. 

• Flexibilidade e nível de autonomia: o fornecedor é responsável pelas atividades que envolvem a Folha, é importante verificar se a sua empresa continua com autonomia para aumentar ou reduzir demandas.

• Dados precisos e a qualquer momento com velocidade: é fundamental conferir se o fornecedor garante maior acesso à informações, indicadores e relatórios
• Mais facilidade nas solicitações e requisições de serviços: Contar com ferramentas de comunicação, gestão e acompanhamento entre cliente e fornecedor.
• Respostas excepcionais para situações excepcionais: um BPO de excelência não pode ser fator limitador para o seu negócio. Um grande exemplo é poder contar com maiores janelas para que processos sejam realizados, isto é, ter processos menos engessados pelo software;

As melhores práticas da Terceirização de Folha com o BPO Techware

Há mais de 30 anos especialista em Folha de Pagamento e RH, a Techware oferece os melhores serviços de BPO de Folha de Pagamento para terceirização dos processos administrativos, com o objetivo de simplificar e inovar a gestão de pessoas. 

O departamento pessoal e o RH da sua empresa passam por uma transformação digital completa com o BPO da Techware. É uma ferramenta estratégica poderosa, unida ao melhor serviço, com o melhor atendimento.