A importância da flexibilidade na escolha do software de Folha de Pagamento

Você sabe o que considerar ao escolher o software de Folha de Pagamento para a sua empresa? Claro que há vários aspectos a serem analisados, mas gostaríamos de enfatizar a importância da flexibilidade do produto nessa decisão.

Entenda agora por que o seu software deve ser flexível e como isso impacta no desenvolvimento da organização.

O papel do software de Folha para o RH da empresa

 Um bom software de Folha de Pagamento ajuda o RH em diversos processos, otimizando tempo e permitindo o foco em outros pontos importantes para a estratégia do negócio.

Alguns dos macro benefícios básicos de uma boa escolha são:

•     Conveniência e eficiência: você informa todos os parâmetros ao sistema e ele roda a folha mensalmente de acordo com esses direcionamentos.
•     Precisão e eficácia: o software performa da maneira correta, evitando divergências de valores e eventuais problemas com os empregados e órgãos governamentais.
•     Compliance e segurança de dados: ao informar as diretrizes ao sistema, é possível programá-lo de acordo com as determinações da legislação, mantendo a empresa em conformidade, inclusive com a LGPG (Lei Geral de Proteção de Dados).

A tecnologia assume um papel essencial para que a organização consiga manter-se competitiva no mercado, fazendo com que os processos sejam conduzidos em tempo hábil, com segurança, atendendo à legislação e sendo adequado à medida da necessidade, seja ela vinda por determinações legais e/ou reestruturações internas.

O que considerar ao contratar uma solução de Folha de Pagamento

Para decidir pelo sistema ideal para a sua empresa, é preciso avaliar diversos pontos. Podemos citar a abrangência e profundidade funcional, a facilidade de uso e o suporte oferecido pelo fornecedor como os principais.

No entanto, a flexibilidade do sistema é um fator primordial para uma decisão correta, muitas vezes esquecida pelos gestores.

Quando falamos de vantagem no mundo corporativo, nem sempre uma empresa maior está à frente. O principal diferencial está na capacidade de resposta rápida às mudanças, demonstrando a possibilidade de se adaptar diante dos mais variados cenários.

Uma das pessoas que sente de maneira mais forte o impacto dessa necessidade de adaptação é o CFO (Chief Financial Officer). Este profissional está bem próximo dos desafios empresariais e vive a pressão de responder rapidamente às transformações que ocorrem na economia, nas leis e internamente.

Podemos exemplificar com um fato recente: a chegada da COVID-19 afetou diversos aspectos da relação entre empregado e empresa, com a possibilidade de modificações nas condições de trabalho, nos impostos e nas regras de remuneração.

Para as corporações, foi preciso entender o que estava acontecendo e adaptar todos os fluxos de trabalho a essa nova realidade, o que inclui, além do entendimento e aplicação das medidas provisórias propostas pelo governo federal, a  adoção do home office para as organizações que puderam, a reestruturação de alguns processos e o consequente espelhamento dessas mudanças na Folha de Pagamento.

A solução de Folha de Pagamento deve ser flexível

Com um software muito rígido, que não permite as adaptações necessárias, o DP e o RH tem problemas para se adaptar às alterações que surgem durante a jornada e passa a enfrentar gargalos no processamento da Folha de Pagamento.

Essa falta de flexibilidade obriga o departamento a reavaliar a escolha da solução, e até lá a adotar controles externos para manter a operação, mesmo que de forma quase artesanal. O departamento de Recursos Humanos precisa de uma tecnologia que possa ser moldada de acordo com as demandas da empresa, garantindo assim a rapidez nas adaptações e a capacidade de manter a otimização no negócio.

Segundo José Afonso Dell’Agnolo, diretor comercial e sócio-proprietário da Techware, o software jamais pode ser um gargalo no processo.

 “Se for flexível e moldável, será possível aderir às estratégias diferenciadas de mercado e aproveitar melhor oportunidades que os concorrentes não conseguem alcançar.”

Partindo de um sistema pronto para as mais diversas adequações e contando com a ajuda de um usuário bem treinado ou um profissional de TI, as adaptações podem ser feitas internamente, sem que haja a necessidade da atuação do fornecedor para a inclusão de novos parâmetros.

Apenas com essa flexibilidade é possível promover as mudanças em tempo hábil, assegurando a competitividade da empresa.

Vale lembrar que isso não significa que a corporação precisa fazer tudo de maneira independente. Ela pode ― e deve ― contar com um suporte do seu fornecedor durante todo o processo, firmando uma verdadeira parceria para que os fluxos de trabalho sejam otimizados ao máximo e os resultados esperados sejam alcançados com sucesso.

Benefícios da tecnologia flexível

Um sistema maleável, além de trazer autonomia, promove uma redução de custos significativa para a empresa.

Isso ocorre porque os software que não foram pensados para absorver adaptações possuem uma estrutura de programação extremamente rígida, que não permite rápidas intervenções. Dessa maneira, acaba sendo um entrave para a empresa quando surge alguma mudança, obrigando a contratação de uma nova solução.

“Quanto maior a capacidade da solução de permitir a mudança de parâmetros, maior a flexibilidade”, afirma Dell’Agnolo.

Ferramentas flexíveis exigem do produtor do software um tempo maior de planejamento e de programação, mas são muito mais vantajosas para os clientes.

Ao escolher  um sistema cujo design teve esta preocupação em sua concepção a organização pode permanecer com ele por muitos anos, construindo um relacionamento duradouro com o fornecedor, e mantendo-se preparada para as transformações inevitáveis que surgem ao longo do tempo.

A Techware sempre priorizou flexibilidade em sua solução de Folha de Pagamento, o Rhevolution. 

Essa preocupação atesta a necessidade de prestar o melhor atendimento possível, com um produto que seja um diferencial competitivo, ao mesmo tempo em que oferece liberdade para que o cliente use a solução da melhor maneira possível.