Descubra como o Rhevolution proporcionou à Loft fluxos mais descentralizados e um processo admissional quase 100% automatizado.

Os últimos anos foram memoráveis para as startups, que puderam mostrar ao mundo o seu potencial de crescimento acelerado. Para se ter uma ideia, o Relatório 2021 Wrapped Brazilian Startups, realizado pela plataforma Sling, revela que as startups nacionais contrataram em 2021 mais de 100 mil pessoas, ou seja, no Brasil, este ecossistema de inovação nunca contou com tantos colaboradores. 

Ainda de acordo com o levantamento, 2021 foi um ano histórico para esse segmento no Brasil, que viu seu volume aportado aumentar em 200%. Além disso, o valor médio dos investimentos em startups aumentou significativamente. Em 2020 calculava um total de US$ 5,5 milhões passando para US$ 13,7 milhões em 2021.

Provavelmente você deve está se perguntando por que começamos esse post falando sobre startups, certo?

O motivo é simples! Hoje trazemos um case bastante interessante da Loft, uma startup em amplo crescimento, que viu na Techware a capacidade de ajudá-la a resolver alguns desafios relacionados à departamento de RH, por meio da implementação do Rhevolution. 

Mas, antes de continuarmos, é interessante entender um pouco mais dessa empresa e quais gaps ela enfrentava quando entrou em contato com a nossa equipe. Continue a leitura!

Afinal, quem é a Loft?

A Loft, é uma startup recente, fundada em 2018 na cidade de São Paulo e hoje seu principal serviço é a viabilização da compra de apartamentos por meio de uma experiência mais simples e digital. 

Dois pontos fazem com que a Loft seja uma empresa emergente e inovadora. Primeiramente, a plataforma é a única que fornece os preços dos apartamentos com base no histórico de compra e venda, a partir do levantamento destas transações em escrituras registradas em cartórios e em informações tributárias. 

O segundo ponto é a digitalização, que faz com que hoje mais de 95% das transações realizadas por meio da plataforma sejam realizadas de forma digital, desde a visita ao apartamento até a assinatura do contrato (CCV) e escritura. 

Por ser uma empresa que nasceu digitalizada e oferece isso como atrativo ao seu público, as operações internas de RH, especialmente Folha de Pagamento, não eram compatíveis com a digitalização, o que além de gerar dificuldades para o pessoal de People Analytics e os próprios Lofters, também causada uma discrepância entre os serviços oferecidos pela empresa, que tem total foco na tecnologia.

Dentre os principais gargalos, podemos citar:

• Dados pulverizados em plataformas diversas
• Ineficiência no acesso a registros históricos e bases brutas
• Falta de autonomia
• Lentidão nas bases
• Inconsistência e risco de perda das informações
• Desalinhamento na gestão de times

Tudo isso fazia com que os processos do departamento pessoal se tornassem mais lentos, burocráticos e, muitas vezes, realizados de forma manual, utilizando apenas programas básicos.

“Inicialmente, utilizávamos as automações do Google Sheets para que a operação fluísse melhor, por isso criamos até um minissistema dentro do programa. Mas, chegamos a um ponto de expansão que nos mostrou que já não era mais viável fazer todos esses processos dessa forma e o nosso fornecedor na época também não conseguia garantir um software em que pudéssemos computar todas as informações em um só lugar. Nessa ocasião, já trabalhávamos com 700 colaboradores”, revela Yasmin Silva, HROps Lead na Loft.

Diante deste cenário, definitivamente, a necessidade de investir na modernização da área de RH era inadiável e o objetivo da Loft era contar com uma prestação de serviços que solucionasse esses pontos críticos e que acompanhasse o dinamismo e rapidez característicos de uma startup.

Parceria Techware e Loft

Após identificar esses pontos de melhoria e tomar a decisão de implementar um serviço de outsourcing de Folha com um software que atendesse o RH de ponta a ponta, a Loft chegou até o Rhevolution da Techware.

“A falta de informações integradas e a centralização dos fluxos de RH foram os principais motivos para que procurássemos uma plataforma como o Rhevolution, que no caso, se mostrou a solução mais adequada ao cenário da Loft, já que oferece muitas funcionalidades customizáveis”,aponta Yasmin.

É importante destacar que, inicialmente, tanto a Loft quanto a Techware encontraram alguns desafios para a implementação do Rhevolution. O primeiro foi colocar o software para rodar em um curto espaço de tempo. “Colocamos a mão na massa em setembro de 2021 e o prazo era que o Rhevolution iniciasse com as operações em janeiro de 2022”, aponta Jaidson Polvora, Gerente da Consultoria Techware e responsável pela implantação do BPO de Folha.

Já, do ponto de vista operacional, o maior desafio foi atender em um único cronograma as necessidades de quatro empresas que integram a Loft (posteriormente unificadas). Naturalmente, para cada uma, existiam regras diferenciadas que a Techware precisava trazer para dentro do sistema. 

“Aprendemos a trabalhar com cada uma dessas equipes sem desviar do escopo da nossa entrega, por isso tem sido um aprendizado e uma espécie de cocriação, já que a Loft nos ajuda diretamente a desenvolver esses processos. Desta forma, a implementação aconteceu de uma forma tranquila e o que colaborou para isso foi o alinhamento de todos os envolvidos no projeto”,destaca Angela Ramos, Gerente de Serviços Cloud e BPO da Techware.

Funcionalidades do Rhevolution Implantadas

O Rhevolution tem dado mais força para o departamento de People Analytics, que hoje consegue tomar decisões mais estratégicas e até mesmo fazer análise de previsibilidade, devido a uma base de dados unificada, mais precisa, segura e atualizada. 

Além disso, a integração tem facilitado a coleta e análise de informações, fazendo que a área consiga ter insights para detectar gargalos, prover melhorias e impulsionar o negócio. 

Admissão Digital

A Loft foi um dos primeiros clientes a utilizar o “Admissão Digital do Rhevolution”, assim, algumas customizações  nas visões de processos foram necessárias para que a aplicação atendesse plenamente às necessidades e à cultura organizacional da empresa. 

“Até julho de 2022, a Admissão Digital estava em adaptação, mas já gerava resultados positivos e estava dentro do que a Loft tinha desenhado e das expectativas que tínhamos, na qual a primordial era ter um processo mais fluido de admissão”, diz Yasmin.

Toda essa parte foi feita de uma forma colaborativa. A Techware abraçou o desafio de atender uma startup, que costuma trabalhar com processos flexíveis e que exigem soluções a curto prazo. A Loft, por sua vez, se mostrou bastante engajada em resolver os desafios no departamento, topando trabalhar em conjunto e com paciência para chegar aos resultados esperados. 

BPO

Um dos grandes destaques desse projeto também foi o BPO (Business Process Outsourcing) da Techware, que foi desenhado e estruturado em células de atendimento em que cada cliente, como a Loft, conta com atendimento e estrutura personalizados e ágeis para alavancar resultados e tornar a realização de atividades não estratégicas mais eficientes. 

 “O modelo de BPO da Techware é excelente, pois oferece um atendimento técnico e muito próximo, que nos ajuda a tomar as melhores decisões relacionadas ao que podemos fazer dentro da plataforma. Tudo que pedimos até o momento eles conseguiram entregar, além disso se adequaram ao ritmo que temos, o que gerou tranquilidade e segurança para a gestão e os fechamentos da Folha de Pagamento”, afirma ainda Yasmim.

Perspectivas para o futuro 

Para atender 100% dos desafios da Loft, ainda faltam algumas melhorias e adaptações nos processos de RH. O objetivo principal a ser alcançado, mas que já está sendo trabalhado, gira em torno de dar autonomia para o gestor colocar todas as informações no sistema, permitindo assim que a empresa como um todo tenha total controle e segurança do que está acontecendo no departamento.

Yasmim acredita que hoje o Rhevolution é o que possibilitará à Loft escalar ainda mais a gestão de pessoas, assegurando informações centralizadas e assertivas sobre os processos de controle de budget, pessoal e de férias, por exemplo. 

“Atualmente, o software já é o grande centralizador de todos os dados e pessoas da Loft e, através do ROI (Rhevolution Open Interface), conseguimos integrar outros sistemas da empresa ao Rhevolution para termos uma única fonte de informação. No mais, entendemos que o Rhevolution está em constante evolução e conseguindo se adequar ao nosso cenário, por isso acredito que tomamos a melhor decisão!”.

A parceria entre Techware e Loft só reforça como ações colaborativas podem alcançar resultados surpreendentes, afinal, a resiliência e o engajamento de ambas é que foram as chaves para fazer com que este projeto desse certo e abrisse possibilidades para o futuro.

Se a sua empresa também busca um Sistema de Folha de Pagamento flexível, ágil e que concentre todas informações de RH em um só lugar, entre em contato com a nossa equipe! Estamos à disposição para mostrar como o Rhevolution pode transformar o seu negócio.

Curiosidades sobre o projeto Loft

• A implantação desse projeto foi 100% remota
• O Rhevolution Mobile também tem sido bastante positivo e amplamente utilizado
• O processo admissional passou a ser quase 100% automatizado na Loft
• O SLA (Service Level Agreement) diminuiu para dois dias úteis
• Todos os fluxos foram concentrados em um só lugar com workflow de aprovação
• Aderência de 100% das políticas de gestão de pessoas da Loft