Os 3 maiores erros das empresas na hora de processar a folha de pagamento

O cálculo de folha de pagamento para as empresas com atuação no Brasil envolve muitas variáveis –  sejam de natureza legal, fiscal e contábil – para atender a legislação federal  e a diferentes sindicatos – sejam de especificidades contratuais e modelo de remuneração firmados entre empresas e seus empregados.

Além destes aspectos levantados , a atividade é considerada como “missão crítica” porque além de ter que seguir estritamente a legislação vigente e ter extrema acuracidade de cálculo dos valores, o cumprimento de prazos é algo imprescindível, pois os prejuízos por atrasos vão além das pesadas multas impactando também na produtividade e engajamento dos empregados com o trabalho.

Por isso, tal atividade possui um papel tão central e, por que não dizer, estratégico, na gestão de pessoas e dos negócios de uma empresa. Porém, algumas falhas são recorrentes em diversas organizações colocando o negócio em risco.

Confira os 3 principais erros que podem acontecer no processamento da folha de pagamento.

Input manual de informações

Não dispor de um software que trabalhe por você ou que não seja flexível para alterar suas configurações de acordo com as necessidades específicas da empresa é pôr os processos da área em risco.

A falta de automatização na hora de inserir dados e informações ou de processar a folha pode gerar equívocos como:

– Falta de automatização na hora de inserir dados e informações ou de processar a folha;

– Cálculos errados de horas extras, férias, 13º terceiro, imposto de renda, contribuição sindical, entre outros;

Processos demasiadamente centralizados

A falta de processos descentralizados reflete em um RH sobrecarregado com  atividades que poderiam ser divididas com gestores de outras áreas, possibilitando mais autonomia aos demais departamentos.

Vamos exemplificar com um caso muito comum:

Quando um colaborador é transferido de departamento , a mudança pode ser  feita pelo gestor da área. O RH, portanto, é alimentado com estas informações, em vez de precisar correr atrás delas com informações obtidas pelo RH, ao invés dele precisa ir atrás destes dados.

Sem um processo descentralizado, as mudanças constantes de área resultam em vários problemas no processamento de Folha, como o erro do cálculo de salário, que varia de acordo com o cargo.

Por isso, a importância de um software que integra e facilita essa autonomia para os gestores, e  também a troca de informação entre o RH e os departamentos de forma automatizada.

Não trabalhar com uma base única de dados

Ainda hoje é comum pequenas, médias e até grandes empresas que possuem mais de uma base cadastral de dados dos seus colaboradores. Isso pode gerar um grande transtorno para o processamento da Folha. A possibilidade de erros de pagamentos, controle, relatórios e recolhimento de impostos é enorme neste cenário.

A famosa expressão “colcha de retalhos”, que se refere a empresas que possuem diversos softwares não integrados para a gestão de seu capital humano, é algo que deve ser eliminado do ambiente de empresas que buscam mais eficiência em seus processos administrativos internos, e querem estar à frente da concorrência.

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