Descentralize processos de RH e DP com o autoatendimento

A área de Recursos Humanos tem passado por grandes transformações ao longo dos últimos anos, abrindo mais espaço para inovação, posicionamentos mais estratégicos e para uma intensa absorção de tecnologia. E como um efeito dominó, esse avanço também impacta positivamente a gestão focada em pessoas. Está aí a EX (Employee Experience – Experiência do Empregado) para comprovar!

Hoje, essa prática é ostensivamente utilizada por departamentos de RH que valorizam o colaborador e o coloca no centro das suas estratégias e ações. Mas o que você deve saber é que dentro do conceito do Employee Experience existem diversas alternativas práticas e acessíveis para garantir uma jornada “outstanding” e de alto desempenho. E é aqui que entramos no assunto com a cultura do autoatendimento! 

Quer entender mais sobre essa abordagem e por que ela é considerada hoje uma grande descentralizadora de processos relacionados à Gestão de Pessoal? Continue aqui!

5 passos para implementar com sucesso um sistema de autoatendimento

Quando mencionamos autoatendimento, você relaciona o termo a um portal online de um estabelecimento físico?

Provavelmente, você deve imaginar algum modelo digital, como um App Mobile ou um Chatbot, afinal, hoje em dia quase todos nós temos um notebook ou celular com internet na palma da mão que nos permite acessar diversas informações em qualquer hora e lugar. Mas o ideal é que essas possibilidades sejam estendidas para o dia a dia laboral, não é mesmo?

Definitivamente!

Esta facilidade é o que faz da implementação de um sistema de autoatendimento para os colaboradores uma estratégia importante e decisiva, pois além de demonstrar que a empresa está avançando digitalmente, ainda proporciona mais autonomia e flexibilidade aos usuários. 

Na prática, muitos processos do departamento de RH que antes eram demorados e burocráticos são simplificados ou até mesmo eliminados, como é o caso do recebimento de e-mails com solicitações que podem ser realizadas com apenas um clique e, até mesmo, colaboradores que ligam ou se deslocam até a empresa para simplesmente entregar um atestado médico ou solicitar algo como uma 2ª via do crachá, o que também poderia ser feito online.

Então, se a sua empresa ainda não possui um sistema que promova esta descentralização e o autoatendimento, está na hora de pensar na ideia, pois como mencionado, os benefícios são inúmeros. Porém, é importante destacar que implementar uma cultura de autoatendimento por meio de um software moderno parece até simples, mas na verdade é uma ação bastante abrangente que para alcançar o sucesso na usabilidade demanda alguns passos.

Confira na sequência quais são eles:

1 – Identificação das Necessidades e Objetivos

Antes de implementar um sistema de autoatendimento de gestão de pessoal, a empresa deve definir com clareza quais objetivos deseja alcançar, o que pode incluir: simplificação de processos, aumento da eficiência, otimização da comunicação ou acesso fácil e unificado às informações dos empregados. 

2 – Detalhamento do projeto

Esse tópico complementa o anterior, ou seja, é importante também que, no período de avaliação dos objetivos e necessidades, o responsável pelo departamento de RH verifique todos os processos internos existentes e identifique quais atividades e informações podem ser automatizadas com a implementação futura de um Portal de Autoatendimento.

Isso serve tanto para consulta como para solicitações, principalmente aquelas que dependem de aprovação dos gestores. Um workflow que alcance vários níveis, que tenha flexibilidade de aprovações e garanta a eficiência de processos como os colocados  anteriormente: férias, movimentações, solicitações, aprovações de pagamentos e muito mais.

3 – Escolha da Solução 

Todos os passos levam à escolha de uma solução, por isso é fundamental que a empresa faça um trabalho minucioso de pesquisa e análise para que no final opte por uma solução completa de gestão de pessoas e de autoatendimento. O intuito é responder bem às necessidades e requisitos internos e possibilitar que os colaboradores lidem com todas as funcionalidades facilmente. Lembre-se, proporcionar uma ótima experiência para o colaborador é a base para essa decisão.

Nesse sentido, separei abaixo alguns recursos essenciais que devem ser considerados no momento de avaliar um novo software para sua empresa:

• Design Otimizado e Amigável (User-Friendly)
• Facilidade na interação dos usuários
• Autenticação segura
• Suporte a funcionalidades como: registros de horas trabalhadas; autonomia na alteração de endereço; marcação de ponto com geolocalização e com validação de identidade como reconhecimento facial; e justificativas de ausências com comprovações, entre outros.
• Solicitações de folga, serviços de RH, férias e uso de banco de horas
• Acesso a holerites, políticas internas e documentos como contrato de trabalho, declaração de assalariado, aviso de férias e espelho de ponto
• Emissão de relatórios e outros processos que podem ser acessados any device, ou seja, a qualquer momento e em qualquer lugar

4 – Treinamento e Comunicação 

Não basta apenas ter à disposição dos colaboradores um sistema de autoatendimento eficiente e moderno, é necessário que ele seja utilizado em sua capacidade máxima. O que quero dizer é que a empresa deve se beneficiar de tudo que a tecnologia tem para oferecer. Por isso, planejar um programa de comunicação e treinamento para os usuários a fim de estimular a adoção da ferramenta, quebrar barreiras para o seu uso e treiná-los, é fundamental.

Com o suporte necessário, os colaboradores terão mais segurança de utilizar o sistema e vontade de descobrir todos os seus benefícios.  Para isso, a empresa, provavelmente com a ajuda do fornecedor, deve oferecer um apoio contínuo para garantir que todos possam aproveitar ao máximo a ferramenta. 

5 – Verificação Final

Após a realização dessas etapas e antes de disponibilizar oficialmente acesso ao sistema para todos os funcionários, é recomendado realizar uma rodada de usabilidade com um pequeno grupo de usuários e gestores, até para fazer algumas homologações e verificar questões importantes não previstas em tempo de projeto.

É uma ação simples, mas que permitirá identificar e corrigir quaisquer problemas ou fazer os ajustes necessários dos processos antes do lançamento completo. Com a conclusão e sucesso desta etapa de análise, os usuários podem replicar o conhecimento adquirido aos demais colaboradores.

Conte com a ajuda de quem é experiente!

Após a implementação de um software com essa finalidade, a empresa poderá medir o desempenho dos processos e do departamento de Gestão de Pessoal com a descentralização. Essa é uma forma efetiva de colher feedbacks dos colaboradores sobre o sistema.

Basicamente, as informações coletadas podem servir como insights para melhorias contínuas nas regras específicas da empresa. Desta forma, também é possível aprimorar a usabilidade, adicionando novos recursos e garantindo que o sistema atenda às necessidades em evolução da organização. É o que chamamos de solução moldável!

Outro ponto essencial que devemos destacar antes de finalizarmos esse conteúdo é: a implementação de um sistema de autoatendimento de gestão de pessoal é um processo contínuo e deve seguir tanto as regras específicas da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) quanto da própria empresa. Portanto, esteja preparado para acompanhar a evolução do produto e das suas funcionalidades (como novos releases), junto à empresa fornecedora da solução de Folha de Pagamento e RH.

Neste ponto, o ideal é contar com uma solução única e integrada, que auxilie sua empresa de ponta a ponta nas etapas de análise, implementação, treinamento e suporte, pois isso, definitivamente, faz toda a diferença na performance.

Conte com a Techware! 

Somos uma HRtech especializada no desenvolvimento de soluções que contemplam processos de Folha de Pagamento e RH, nas modalidades Cloud e BPO. 

Hoje nossa solução figura entre os sistemas mais robustos, flexíveis e confiáveis, englobando 25 módulos que podem ser licenciados de acordo com cada necessidade empresarial a partir da contratação da Folha de Pagamento.

Quer saber como podemos ajudar com a descentralização de processos de RH e assim construir uma base sólida para as estratégias de Employee Experience da sua empresa? Entre em contato com nossos Techdesigners. 

Venha para o novo, venha para a Techware!

Fabiana Martins | Consultora de Produto – Marketing e Prospecção