Administração do tempo: 5 dicas para ser mais produtivo no trabalho e na vida

Cada vez mais ficamos com a impressão que o tempo parece não ser mais suficiente para realização das nossas rotinas diárias.

A incessante busca pelo sucesso pessoal e profissional, as exigências do mercado de trabalho, a pressão pelo crescimento e estudos contínuos, parecem consumir nossas energias, nos deixando muitas vezes na dúvida de quais são as nossas prioridades. As pessoas quando adquirem conhecimento em um curso acadêmico, ou mesmo ingressam em alguma profissão, são sempre instruídas sobre “O que” fazer, mas pouco se fala sobre o modo como se fazer o trabalho, principalmente aos detalhes que fazem o diferencial para se obter uma maior eficiência e eficácia. Não basta ser especialista no que se faz, é que preciso ter noções da melhor maneira de realizar o trabalho.

Na maioria dos casos, com alguns ajustes, o indivíduo poderá produzir muito mais, com menos dispêndio de tempo.

Medidas para melhor utilização do tempo

• Quanto tempo utilizar em cada tarefa?

O trabalho tende a preencher ou adaptar-se ao tempo disponível ou alocado para ele. Se você alocar uma hora para uma determinada tarefa, terá mais chances de terminar o trabalho dentro desse prazo, caso estabeleça duas horas para o mesmo trabalho provavelmente utilizará as duas horas para o trabalho.

Estabeleça sempre a quantidade de horas e datas para conclusão de tarefas e projetos, provavelmente descobrirá um meio de fazê-lo dentro do prazo estabelecido por você.

• Planejamento e Atitude

Primeiramente dedique um tempo diário para rever e planejar as suas prioridades. Planejar não é perder tempo, mas sim ganhar, a longo prazo. O planejamento é fundamental, você não pode decidir o que é importante hoje se não souber o que deseja para o amanhã.

Dicas:

– Preparar o dia seguinte;

– Acompanhar seus prazos;

– Acompanhar prazos alheios;

– Fazer checklists;

– Manter o foco;

– Manter o hábito.

• Divida seu trabalho em rotinas e lotes

Procure dividir o trabalho em categorias, as informações e as tarefas semelhantes em lotes, reduzindo dessa forma, o desperdício e o deslocamento. Você executará cada tarefa de forma mais eficiente.

Classifique suas tarefas como: importantes e urgentes; importantes ou urgentes; Não importantes e não urgentes, mas que fazem parte da sua rotina de trabalho e devem ser realizadas. As prioridades das atividades podem mudar a qualquer momento, tudo depende das novas demandas que surgirem, por isso devem ser revisitadas e reclassificadas sempre que necessárias.

• Supere o adiamento

O adiamento consumirá mais tempo no seu local de trabalho do que em qualquer outro lugar. Se você for uma pessoa que costuma adiar, a mudança de atitude para o “Faça Agora” será um elemento chave para ajudá-lo a identificar onde existe adiamento nos seus hábitos profissionais e a superá-lo.

Somos muito inteligentes, até mesmo engenhosos, no que diz respeito a adiar as coisas. “Eu não tenho muito tempo” é uma desculpa comum. “Não é tão importante.” Seja tão esperto para concluir as coisas quanto é para adiá-las. Insista até encontrar a solução para cada problema sem adiá-lo. É aí que você deve concentrar o poder de sua mente, e não em desculpas inteligentes.

• Esqueça lembrando

A maioria das pessoas tem certo orgulho da sua capacidade de se lembrar de “tudo” o que deve ser feito. Essa preocupação constante de tudo o que precisam fazer, lembrar-se de tudo, simplesmente lhe sobrecarregam, principalmente porque acabam se lembrando de “tudo” nos momentos menos interessantes.

O que as pessoas precisam é ter um sistema adequado em prática para se lembrar dessa infinidade de detalhes quando, e só quando, for preciso.

Ladrões de Tempo

– Começar um trabalho sem planejá-lo primeiro, ou seja, partir para o AGIR antes do PENSAR em como agir.

– Ter dificuldade em prever períodos de pico, não conseguindo elaborar um plano de ação para as emergências.

– Fazer visitas ou telefonemas desnecessários, gastando seu precioso tempo com longas conversas sem conteúdo.

– Socializar por longos períodos entre as tarefas.

– Não erguer barreiras eficazes contra interrupções, não conseguindo terminar nos devidos prazos suas tarefas.

– Dedicar-se a assuntos pessoais e Redes Sociais antes de começar os assuntos profissionais.

Em vista dos argumentos apresentados, vimos como algumas atitudes rotineiras podem sabotar o tempo e tornar as tarefas mais desgastantes e morosas e conhecemos algumas técnicas e ações para otimizar a utilização do tempo. O tempo é um recurso precioso, que não pode ser recuperado, portanto, saber utilizá-lo proporciona oportunidades iguais para todos, lembrando que o tempo é democrático, ninguém tem mais ou menos tempo que você.