Softwares: mais funcionalidades ou resolução de processos?

Qual dessas características é mais importante na escolha de um software?

“A lógica levará você do ponto A ao ponto B. Imaginação o levará a todos os lugares” – Albert Einstein

As empresas que abrem um projeto de escolha de uma solução de sistemas de informação enfrentam pelo menos uma dificuldade que é decidir pelo software que oferece a maior abrangência de funcionalidades, com bom grau de aderência aos seus requisitos, ou pelos software com funcionalidades concentradas e profundidade de atendimento por grupos de processos. Propositalmente, na segunda alternativa a palavra software, este termo em inglês não é flexionado, foi indicada no plural, uma vez que serão soluções especializadas para cada grupo de processos específico.

Quando a profundidade na resolução de processos é privilegiada, dificilmente será encontrado um único software que atenda detalhadamente cada requisito, principalmente quando os requisitos são especificidades do negócio da empresa. Isto sem falar naquelas situações em que a empresa ou, mais provavelmente, os futuros usuários do sistema, resiste a rever procedimentos e redesenhar processos. Como resultado, mais de um software é escolhido e, assim, começa uma nova dificuldade: fazer com que esses software se integrem.

A contrapartida é quando a abrangência de funcionalidades tem peso mais relevante, o que aumenta a chance de que uma única solução de sistemas consiga atender os processos de forma ampla. O maior benefício dessa alternativa é ter todos os processos integrados nativamente, sem a necessidade de construção de interfaces. Porém, as métricas utilizadas na avaliação devem considerar pesos apropriados para que o conjunto de funcionalidades tenha um alto grau de aderência aos processos críticos do negócio e que o software, de forma geral, tenha um bom nível de plasticidade.

As características do software, quanto à abrangência de funcionalidades e profundidade de resolução de processos críticos, não são os únicos fatores para garantir uma boa escolha. É importante analisar o perfil do fabricante | fornecedor do software. Alguns fatores a serem avaliados são: a experiência do fornecedor em implementações de projetos, a tecnologia envolvida, o roadmap (plano de evolução) do produto e a abordagem de implantação ofertada.

Em termos de estratégia de implantação, as metodologias clássicas e bem-sucedidas iniciam o projeto pela etapa denominada Desenho da solução. Essa etapa consiste em realizar o levantamento detalhado dos processos atuais e, com base nos requerimentos e regras do negócio da empresa, nos recursos do software e nas boas práticas de mercado, elaborar o desenho dos processos futuros. Nessa etapa é fundamental que a equipe de projeto, composta por consultores do fornecedor e pelos usuários chave da empresa, trabalhe de forma a, explorando as funcionalidades do sistema e sua flexibilidade de configuração, identificar as oportunidades de melhorias nos processos, aproximando ao máximo seu desenho ao que o software oferece de recursos nativos, evitando assim as customizações e personalizações que poderão impor uma complexidade inadequada ao projeto e que exigirão certamente um maior esforço posterior em suporte e manutenção.

Voltando ao tema principal deste artigo que é a avaliação entre a abrangência funcional e a profundidade de resolução de processos presentes no software, considerando as reflexões feitas até este momento, conclui-se que a melhor escolha seja de uma solução única de sistemas que reúna o maior conjunto de funcionalidades e que, ao mesmo tempo, tenha a profundidade na medida certa para as características do negócio da empresa.

Entretanto, é muito importante ainda analisar a abrangência do projeto de escolha de software. Supondo que o projeto vise atender aos processos da organização como um todo, é preciso ponderar outros aspectos. Nesse tipo de demanda, pensando em encontrar uma solução com a abrangência de funcionalidades requerida, o mais comum é que a análise inicie-se pelos software denominados ERP – Enterprise Resource Planning.

Os ERPs oferecem condições de atender grande parte de áreas importantes das organizações, tais como: planejamento, compras, manufatura, vendas, estoques e finanças. Mesmo aqueles classificados como os melhores do mercado, os best-in- class, possuem baixa aderência para algumas das áreas da empresa, seja por conta de especificidades do negócio ou por características de legislação local. Neste caso, se a escolha recair sobre um deles, mantendo o conceito de escolha de uma solução única, provavelmente o projeto irá requer um volume muito grande de customizações e envolverá um volume expressivo de alocação de recursos de consultoria para modelar o software às características impostas pela organização. Com isto, fatalmente, o projeto irá requerer um investimento significativo, sem contar que, aumentará a probabilidade de ter que tratar variações de escopo durante seu desenvolvimento, para resolver assuntos que inicialmente não haviam sido mapeados. As consequências, além do aumento dos custos, serão de impacto no cronograma e elaboração de planos de contingências para contornar os efeitos dos atrasos nos prazos esperados.

Para estes casos, a melhor alternativa é identificar os grupos de processos que o ERP tem baixa aderência e incluir no processo seletivo outras alternativas de mercado com a abrangência de funcionalidade e profundidade de resolução adequadas a esses processos.

No Brasil, a experiência tem mostrado que processos que requerem uma especialização maior que a oferecida pelos ERPs são as relativas às áreas de:

• CRM – Customer Ralationship Management
• Recursos Humanos, como Folha de pagamento, Gerenciamento de Ponto e Banco de Horas, Medicina e Segurança do Trabalho
• Fiscal e Tributária
• Comércio Exterior

Nessa situação, a recomendação para a escolha dos software complementares é incluir a verificação de que tenham em sua estrutura nativa os recursos para viabilizar as interfaces com o ERP de forma segura, que preservem a integridade das informações, sem restrições da plataforma tecnológica e, principalmente, que mantenham independência quanto ao plano de evolução de cada uma das soluções.

Com esse tipo de estrutura, a existência de mais de um software ficará praticamente imperceptível para o usuário final, principalmente se o projeto considerar recursos como single sign-on, o qual evitará que o usuário tenha que memorizar logins diferentes para mudar de um sistema para outro.

Por fim, a escolha da solução de software deve, sim, privilegiar a abrangência de funcionalidades e também profundidade de resolução de assuntos em processos críticos. Os usuários devem estar abertos à mudanças e dispostos a rever seus procedimentos, procurando adequá-los às melhores práticas de mercado. Pensando nisso, quanto maior for a plasticidade do software melhor, entendendo por plasticidade a capacidade que o software tem de realizar parametrizações que melhor representem as características de negócio da empresa e que não obrigue desenvolvimentos adicionais quando essas características passarem por algum tipo de transformação.